Une journée porte ouverte (JPO) est un événement qui donne à votre entreprise une formidable opportunité de présenter directement au public, à vos clients ou à vos prospects, ce que vous faites, comment vous le faites et pourquoi vous êtes les meilleurs dans votre domaine. Mais comment organiser une telle journée pour qu’elle soit réussie et atteigne vos objectifs ? Laissez-nous vous guider à travers ce processus.

Définir les objectifs de votre journée porte ouverte

Avant de vous lancer dans l’organisation de votre journée porte ouverte, il est essentiel de définir clairement vos objectifs. Souhaitez-vous attirer de nouveaux clients, renforcer vos liens avec vos clients existants, améliorer votre image de marque, lancer un nouveau produit ou service, ou simplement donner à votre public une meilleure compréhension de votre entreprise ?

Une fois que vous avez établi vos objectifs, vous pouvez alors commencer à planifier l’événement en fonction de ceux-ci. Par exemple, si vous voulez attirer de nouveaux clients, vous pourriez envisager d’organiser des ateliers ou des démonstrations de produits. Si votre objectif est d’améliorer votre image de marque, vous pourriez envisager de créer des expériences immersives qui mettent en valeur votre culture d’entreprise.

Préparer votre équipe

Une fois vos objectifs définis, il est important de préparer votre équipe pour la JPO. Que ce soit vos employés, vos collaborateurs ou votre agence de communication, tous doivent être impliqués et informés de l’événement.

Commencez par communiquer clairement à votre équipe les objectifs de l’événement. Définissez également leurs rôles et responsabilités lors de la journée. Assurez-vous que chacun comprend bien sa mission et est à l’aise avec celle-ci. La formation peut être nécessaire, surtout si vos employés sont amenés à parler en public, à faire des démonstrations ou à guider les visiteurs à travers votre entreprise.

Planifier et organiser l’événement

La planification et l’organisation sont deux étapes clés pour garantir le succès de votre journée porte ouverte. Des invitations à la logistique, en passant par les animations, chaque détail compte.

Commencez par définir une date pour votre événement. Assurez-vous qu’elle ne tombe pas pendant les vacances ou en même temps que d’autres événements importants dans votre secteur d’activité. Ensuite, décidez du nombre de participants que vous pouvez accueillir dans votre entreprise et envoyez les invitations en conséquence.

Pensez à la logistique. Comment les visiteurs vont-ils accéder à votre entreprise ? Où vont-ils se garer ? Comment vont-ils se déplacer dans vos locaux ? Prévoyez des signalétiques claires, des badges pour vos employés pour qu’ils soient distingués, des plans et, si nécessaire, des guides pour aider les visiteurs à se repérer.

Organisez des animations qui correspondent à vos objectifs et qui rendront l’événement intéressant et mémorable pour les participants. Cela pourrait être des ateliers, des démonstrations de produits, des conférences, des jeux, etc.

Communiquer sur votre journée porte ouverte

La communication est un aspect essentiel de votre journée porte ouverte. Elle permet d’informer vos clients et le public de l’événement, de générer de l’intérêt et d’inciter les gens à participer.

Utilisez tous les canaux de communication à votre disposition : site web, réseaux sociaux, emailing, presse locale, etc. Assurez-vous que vos messages sont clairs et attrayants. Mettez en avant les bénéfices pour les participants : qu’apprendront-ils ? Que verront-ils ? Que pourront-ils faire ?

Faire le suivi de votre journée porte ouverte

Après l’événement, il est important de faire un suivi. Cela peut prendre la forme d’un email de remerciement aux participants, d’un post sur les réseaux sociaux ou d’un article sur votre site web.

Utilisez également cette occasion pour recueillir des feedbacks sur l’événement. Qu’ont pensé les participants de la journée ? Qu’ont-ils apprécié ? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ? Ces informations vous seront précieuses pour organiser vos prochaines journées portes ouvertes.

En résumé, l’organisation d’une journée porte ouverte en entreprise est un processus qui nécessite une planification minutieuse et une coordination efficace. Avec les bonnes stratégies et une bonne préparation, votre journée porte ouverte peut être un véritable succès et vous aider à atteindre vos objectifs.

Utiliser une agence événementielle pour une journée porte ouverte réussie

L’organisation d’une journée porte ouverte peut être une tâche ardue, surtout si vous ne disposez pas des compétences ou des ressources nécessaires en interne. C’est là qu’intervient l’agence événementielle, une entreprise spécialisée dans l’organisation d’événements de toutes sortes.

En effet, une agence événementielle a l’expertise nécessaire pour organiser votre journée portes ouvertes de A à Z. De la définition des objectifs à la planification, en passant par la gestion de la logistique, l’agence sera en mesure de vous accompagner dans chaque étape du processus. Elle pourra également vous proposer des idées d’animations originales et adaptées à votre public cible, pour rendre l’événement mémorable et efficace.

En outre, l’agence événementielle peut vous aider à maximiser l’impact de votre journée porte ouverte en entreprise. Par exemple, elle peut mettre en place une stratégie de communication efficace sur les réseaux sociaux, pour attirer un maximum de clients et prospects. Elle peut également vous aider à faire le suivi de l’événement, en collectant et analysant les retours des participants.

Faire appel à une agence événementielle peut donc vous faire gagner du temps et de l’énergie, tout en vous assurant que votre journée porte ouverte soit un véritable succès. C’est un investissement qui peut s’avérer très rentable, en termes de notoriété, d’image d’entreprise et de développement commercial.

La journée porte ouverte : une opportunité de team building

Une journée porte ouverte n’est pas seulement une occasion de montrer votre entreprise et vos produits ou services à vos clients et prospects. C’est aussi une excellente opportunité de team building pour votre équipe.

En effet, l’organisation de la journée porte ouverte peut être un projet fédérateur pour vos employés. Chacun peut y trouver un rôle à jouer, selon ses compétences et ses affinités : préparation des lieux, accueil des visiteurs, animation d’ateliers, présentation de produits, etc. C’est une excellente occasion de développer la cohésion d’équipe, l’esprit de collaboration et le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

De plus, la journée porte ouverte peut être une occasion pour vos employés de découvrir d’autres aspects de l’entreprise et d’autres rôles que les leurs. Ils peuvent ainsi mieux comprendre le fonctionnement global de l’entreprise et apprécier la valeur de chaque poste.

Enfin, la journée porte ouverte est également une occasion pour vos employés de rencontrer vos clients et partenaires, ce qui peut renforcer leur sens du service client et leur motivation.

En somme, la journée porte ouverte peut être un événement très bénéfique pour vos employés, votre équipe et votre entreprise dans son ensemble.