La valse des chiffres : La Comptabilité régulière d’une SAS

La SAS, tout comme les commerçants, a sa danse à suivre régulièrement : celle de la comptabilité, sans fausse note.

Pas de place à l’improvisation ici, chaque pirouette et arabesque budgétaire demande un enregistrement méticuleux. On parle de tout ce qui peut de près ou de loin influencer son patrimoine.

Il lui est demandé aussi de faire une sorte d’état des lieux, un inventaire,un « checkup » approfondi de tout ce qu’elle détient en actifs et en passifs. Non, pas une fois quand le vent lui prend, mais bel et bien chaque année!

Quand vient donc le temps de fermer le bal, à la fin de l’exercice, cette danse financière qu’elle a enregistrée (d’une manière très ordonnée bien sûr!) et l’inventaire qu’elle a dressé, vont lui permettre de concocter tranquillement ce qu’on appelle les comptes annuels.

Et comme l’essentiel de cette danse est dans le souvenir, toutes ces données et pièces justificatives sont soigneusement conservées pendant 10 ans. Un souvenir doux-amer de cette fête financière, en quelque sorte !

Tenue de livres comptables

Les SAS doivent obligatoirement disposer de livres comptables, c’est capital pour la gestion de sa comptabilité.

Les livres comptables sont notamment composés de :

• un livre-journal
• un grand livre
• un livre d’inventaire

Le premier, qui est le livre-journal, contient tous les mouvements impactant le patrimoine de l’entreprise.

Comme son nom l’indique, il s’agit d’un livre que la SAS doit remplir journalièrement.

Chaque opération doit être mentionnée à l’intérieur tout en respectant le plan comptable de la boîte.

Le grand livre contient l’enregistrement des écritures dans le livre-journal. Il sera ventilé par le même plan comptable que la SAS utilise pour toutes ces opérations.

Le livre d’inventaire est la pièce justificative contenant les données récoltées après le contrôle, c’est-à-dire concernant les éléments d’actifs et de passifs.

Depuis 2016, les SAS ne sont plus dans l’obligation d’en détenir.

Prendre le taureau par les cornes : Composer les comptes annuels

Imaginez-vous en haut de la montagne, bâton de commandement à la main, observant l’empire économique que vous avez bâti à partir de votre travail acharné. Vous êtes le président de votre SAS, et une tâche cruciale vous attend – celle de composer les comptes annuels. Un album photo contenant les exploits financiers de votre entreprise pour chaque périple autour du soleil.

Pour qu’il y ait de la musique dans ce livret financier, il faut l’harmonie de trois notes :

• Bilan
• Compte du résultat
• Annexe légale

Ensuite, comme une bouteille où l’on jette un message à la mer, un exemplaire de ces comptes annuels doit être déposé à la greffe du tribunal de commerce.

Pour passer la main sur le boulot, peut-être que votre bras droit sur les chiffres – votre homme ou femme à tout faire en matière comptable, peut se mettre à l’œuvre à la place du président. C’est une option facultative, au même titre que les parachutes dans les avions. Bien sûr, vous n’en aurez probablement pas besoin. Mais si jamais, vous vous trompez, ne serait-il pas rassurant d’avoir cette sécurité?

Le Bilan : Une Carte Postale Monétaire

Quand sonne le glas de chaque exercice comptable, le moment est venu d’établir le bilan. Comme un selfie pris sur place, le bilan est un cliché du patrimoine au complet de votre SAS à un instant T.

En ouvrant ce livre, vous y trouverez des trésors et des obligations: tout ce que possède l’entreprise, mais aussi tout ce qu’elle doit aux autres. Un peu comme un sac de voyageur, contenant tout – des billets de banque jusqu’à la dette de poker.

La liste des joyaux comprend les biens immobiliers, les stocks, la trésorerie et toutes sortes de créances. Le bilan met aussi en évidence la valeur nette, la valeur brute ainsi que l’amortissement et la dépréciation des immobilisations.

Dans le volet des passifs, vous y verrez des éléments moins tangibles : tous les capitulaires et les dettes (financières, fournisseurs, fiscales et sociales).

Le compte de résultat : La Bande-Son Économique

Là, dans ces pages, vous trouverez l’histoire racontée par les charges et les produits de l’exercice. Un conte, ponctué de :

• Charges financières et exceptionnelles
• Achats
• Chiffre d’affaires
• Frais généraux
• Taxes et impôts
• Dotations aux amortissements

Analysez l’annexe légale

L’annexe légale est le troisième pilier sur lequel repose l’édifice des comptes annuels. Ce document constitue un pont jeté entre le compte de résultat et le bilan, offrant une meilleure compréhension des deux.

Ce document renferme à la fois des informations obligatoires et celles ayant une importance significative. Parfois, l’exemption d’annexer ce document peut être accordée à la SAS si :

• Le total bilan est égal ou inférieur à 350 000 euros
• Le nombre de salariés est de 10
• Le chiffre d’affaires HT est de 700 000 euros

L’importance d’un commissaire aux comptes en SAS

La nomination d’un commissaire aux comptes en SAS pour la clôture d’un exercice est impérative dans les situations suivantes : dépassement d’un certain seuil, contrôle d’une autre société par l’entreprise.

Le président doit notamment faire appel à un commissaire aux comptes si le total bilan de son entreprise est de 1 000 000 €.

C’est aussi le cas si son chiffre d’affaires hors taxes dépasse les 2 000 000 € ou si le nombre moyen de salariés est de 20.

La SAS doit donc avoir recours à un commissaire aux comptes à partir du moment où les limites sont dépassées.

La SAS qui contrôle une ou plusieurs autres sociétés est aussi dans l’obligation de faire appel à ce professionnel indépendant.

Il en est de même si la SAS est contrôlée par une autre entreprise. Le contrôle correspond ici aux points II et III de l’article L. 233-16 du code du commerce.

La nomination est quant à elle facultative si les associés en décident ainsi et qu’il n’y a aucune disposition légale qui l’impose à la SAS.

Ils peuvent donc nommer volontairement un commissaire aux comptes ou un suppléant, ou pas.

Le Mystique Ballet de la Liasse Fiscale

Allons, allons, ne soyez pas rebuté par le jargon financier un peu austère. En réalité, la liasse fiscale, un vieux ballet que notre SAS danse chaque année avec l’administration, c’est tout sauf une corvée. C’est, à n’en point douter, une nécessité vitale.

Quelle courtoisie, ce Monsieur le Dirigeant, capable de signer ce document de feuilles vertes et blanches – à vrai dire, il pourrait le faire- mais il pourrait aussi tout à fait esquiver cette étape. Un coup de canif, un sourire effronté, et hop, notre liasse fiscale se pose doucement au bureau des impôts, nue de toute signature. Une liberté détachée que seul notre système fiscal accorde étonnamment.

Chaque tour de danse est à faire tous les ans, comme une respiration rythmée qui dessine le joli minois fiscal de la SAS. Chaque pas de valse résonne dans les oreilles de l’administration, comme le calcul effréné de l’impôt que notre petite entreprise s’engage à payer, annuellement, sans broncher.

Au delà de son exigence fiscale, cette liasse recèle d’autres surprises : elle déborde d’un tourbillon d’informations prisées, qui se précipitent gaiement pour flatter l’administration et optimiser la cohérence de notre danse avec elle.

Mmm, elle est bien plus qu’un simple pas de danse avec l’administration, notre liasse fiscale. La voilà aussi qui se transforme en pantoufle de verre si nécessaire. Notre Cendrillon des affaires en un coup, si elle envisage de demander un prêt. La banque, cette marâtre exigeante, la réclame avec impatience pour coiffer la couronne royale à notre SAS.

Le sésame fiscal: la missive d’accueil

La missive d’accueil, ah! C’est une pièce maîtresse, une note harmonieuse jouant dans la symphonie des déclarations fiscales qu’une organisation doit présenter. Dire qu’elle est importance serait un doux euphémisme. Imaginez, elle est la première étincelle, l’amorce du dialogue entre l’administration fiscale et la firme. Un premier contact, crucial, comme une poignée de main ou un regard furtif entre deux inconnus sur le point de devenir des partenaires.Permettez-moi de vous dire pourquoi elle est aussi essentielle. Voilà, le fisc, les yeux ouverts et observant chaque détail, réclame à chaque tournant une vérification des options fiscales choisies. Mais ce n’est pas tout! Il se montre curieux, voudrait connaître celui ou celle avec qui il entre en conversation. Il veut donc localiser l’interlocuteur, l’émissaire de la compagnie dans le labyrinthe des affaires fiscales.Et voilà pourquoi, mesdames et messieurs, cette lettre d’accueil n’est pas à prendre à la légère. Elle est le passeport fiscal de votre entreprise, un outil essentiel qui garantit une communication fluide avec le fisc. Du genre à faire cligner les yeux de l’administration fiscale et à l’inviter dans votre danse entrepreneuriale. Alors, préparez votre plus belle plume et écrivez cette missive avec soin car elle pourrait bien orienter le cours de vos affaires fiscales!

La TVA

On choisit le régime de TVA en fonction de la taille de la structure ainsi que du chiffre d’affaires qu’elle envisage de faire.

La fréquence des déclarations dépendra quant à elle du régime de TVA. Elle peut notamment être semestrielle, trimestrielle ou encore mensuelle.

Optez pour des acomptes de TVA dès la création de votre entreprise. Il est possible de changer de régime au fur et à mesure où le chiffre d’affaires augmente.